Cada lunes empieza igual: reuniones de planificación, hojas de Excel abiertas, tareas que se solapan, y la sensación constante de ir “apagando fuegos”.
En las empresas de servicios, el verdadero reto no es trabajar más, sino trabajar con visibilidad. Saber quién está libre, quién está al límite y qué proyectos van a exigir refuerzos antes de que sea demasiado tarde.
La buena noticia: Odoo ya permite anticiparte a esos cuellos de botella gracias a una planificación integrada con proyectos, horas y facturación. Por ello, en este artículo te explicamos cómo lo hacemos posible desde Studio73.
El problema: planificación reactiva y visibilidad limitada
La mayoría de empresas de servicios siguen asignando tareas “a ojo” o con herramientas desconectadas. Calendarios, Excel o correos sustituyen lo que debería ser una planificación centralizada.
Esto genera tres consecuencias claras:
Sobrecarga desigual: unos consultores con semanas imposibles y otros con huecos libres.
Rentabilidad invisible: si las horas no se registran correctamente, los márgenes reales se pierden.
Facturación lenta: cada fin de mes se repite el caos de recopilar partes manuales y validar horas a contrarreloj.
El resultado: se toman decisiones sin datos y con retraso. Lo contrario a lo que busca un negocio escalable.
La solución: unificar, planificar, ejecutar y facturar
El punto de partida es integrar tres módulos clave de Odoo:
Planificación: el panel visual donde se gestiona la carga de trabajo real y futura.
Proyectos: el núcleo operativo donde viven las tareas, deadlines y responsables.
Partes de horas: la pieza que conecta ejecución con rentabilidad.
En Studio73 configuramos estos tres componentes como un flujo continuo:
Planificación → Proyectos → Partes de Horas → Facturación.
Esto convierte a Odoo en el único punto de verdad para todo lo que ocurre en el equipo.
Planificación gráfica multi-recurso y filtrado por skills
Uno de los mayores avances es la capacidad de asignar tareas en función de las competencias reales.
En la vista Gantt o Calendario, los jefes de proyecto pueden filtrar por etiquetas como “Consultor Odoo Senior”, “Developer Python” o “Técnico de Soporte”, y visualizar quién tiene capacidad disponible esa semana.
Así, las asignaciones dejan de ser un acto intuitivo y se convierten en una decisión informada y visual. Sin cambiar de pantalla, puedes ver quién tiene carga al 80 %, quién al 50 %, y redistribuir trabajo con un simple drag-and-drop.
Tip técnico: en Studio73 añadimos vistas personalizadas de planificación por roles y departamentos, de modo que cada responsable puede centrarse solo en su equipo o unidad de negocio.
Reglas dinámicas y planificación flexible
Los proyectos cambian, y Odoo lo sabe. Cuando una tarea se retrasa o se adelanta, basta con arrastrar el bloque en la vista Gantt: el sistema actualiza automáticamente las fechas de inicio y fin, y notifica al consultor implicado sin necesidad de correos.
De esta forma, los equipos dejan de “perseguir” información. Todo se sincroniza en tiempo real: planificación, tareas, hojas de horas y previsión de facturación.
El impacto es inmediato:
−60 % de tiempo en planificación semanal.
Facturas generadas en 1 día, frente a los 3-4 días que requerían revisiones manuales.
Mayor equilibrio en la carga de trabajo, lo que reduce la rotación y mejora la satisfacción del equipo.
Forecast y detección temprana de cuellos de botella
La funcionalidad más poderosa, y menos aprovechada, es el forecast: la previsión de ocupación del equipo a futuro.
Gracias a los informes integrados de Planificación y Tareas, podemos proyectar la carga de trabajo a 3, 6 o 12 meses. El sistema genera un mapa visual donde se detectan semanas o meses al 100 % de capacidad (los futuros cuellos de botella) y periodos valle con baja ocupación.
Esto cambia completamente la forma de tomar decisiones:
Anticipas contrataciones.
Reprogramas proyectos o fases.
Aprovechas los periodos valle para formación o mejora interna.
En una de nuestras últimas implantaciones, el forecast permitió detectar un pico de carga en el mes 8 del proyecto y adelantar la contratación de un consultor antes de que la saturación afectara a la entrega.
Ese tipo de decisiones son las que diferencian una gestión reactiva de una gestión inteligente y rentable.
Métricas que importan: de la visibilidad al control real
Cuando todo pasa por Odoo, los indicadores se vuelven accionables. Algunos KPIs que nuestros clientes consultan cada semana:
% de ocupación media por consultor y por rol.
Horas facturables vs. no facturables.
Desviación entre planificación y ejecución real.
Tiempo medio de validación de partes de horas.
Estos datos permiten medir la salud operativa con precisión y eliminar la incertidumbre en la gestión.
Más allá del módulo: configuración y personalización
En Studio73 reforzamos el módulo estándar con personalizaciones clave:
Vistas de planificación por departamento.
Colores personalizados por rol o tipo de tarea.
Integración con dashboards BI para forecast acumulado.
Automatización de validaciones de horas y generación de facturas.
El objetivo siempre es el mismo: que la tecnología trabaje para las personas, no al revés.
En definitiva: planificar ya no es reaccionar, es anticipar
Planificar bien no consiste en cuadrar agendas, sino en prevenir bloqueos antes de que aparezcan. Cuando Odoo se convierte en el centro de la planificación, la empresa gana en tres frentes:
Visibilidad total del equipo.
Agilidad operativa.
Rentabilidad medible.
Y eso se traduce en un equipo más equilibrado, clientes más satisfechos y decisiones más estratégicas.
Con ello, si tu empresa también necesita planificar con visibilidad real y anticipar cuellos de botella, desde Studio73 te ayudamos a implementarlo paso a paso.